RODO

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych dla uczestnika III Olimpiady Sztucznej Inteligencji

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) informujemy, że:

1.      Tożsamość Administratora:

1.      Administratorem danych gromadzonych i przetwarzanych w związku z prowadzeniem zawodów Olimpiady Sztucznej Inteligencji (Olimpiada) jest:

Fundacja Edukacji i Rozwoju Sztucznej Inteligencji (Organizator) z siedzibą we Wrocławiu, pl. Grunwaldzki 2, 50-384 Wrocław, KRS: 0001135926.

2.      Do realizacji Olimpiady Organizator powołał Komitet Główny Olimpiady, oraz nawiązał współpracę z Uniwersytetem im. A. Mickiewicza w Poznaniu, Uniwersytetem Jagiellońskim, Uniwersytetem Warszawskim oraz Uniwersytetem Wrocławskim, którym powierzył zadania określone w Regulaminie Olimpiady w zakresie przeprowadzenia zawodów Olimpiady oraz powierzył przetwarzanie w jego imieniu danych osobowych na podstawie art. 28 RODO.

2.      Dane kontaktowe Administratora:

1.      Z Administratorem można skontaktować się korespondencyjnie (na podany powyżej adres) lub poprzez email: fersi@fersi.org.pl

2.      Administrator nie powołał inspektora ochrony danych. Wszelkie kwestie dotyczące przetwarzania danych osobowych można kierować na wskazany adres kontaktowy.

3.  Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych 

A.    Uczestnicy Olimpiady

Dane osobowe uczestników przetwarzane są w następujących celach: 

a)      Udział w zawodach Olimpiady, rejestracja, organizacja i przeprowadzenie poszczególnych etapów Olimpiady

– art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek wynikający z przepisów prawa i Regulaminu Olimpiady),

– art. 6 ust. 1 lit. e RODO (realizacja zadania publicznego).

b)        Wyłanianie i zgłaszanie uczniów na Międzynarodową Olimpiadę Sztucznej Inteligencji

– art. 6 ust. 1 lit. c RODO,

– art. 6 ust. 1 lit. e RODO.

c)      Ogłaszanie i publikowanie wyników Olimpiady, w tym ustnie po zawodach oraz na stronach internetowych, w mediach społecznościowych, prasie i innych mediach

– art. 6 ust. 1 lit. e RODO,

– art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora związany z transparentnością i upowszechnianiem wyników),

– w zakresie, w którym publikacja wykracza poza obowiązek — na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a).

d)      Wydawanie zaświadczeń i dyplomów

– art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

e)      Przyznawanie nagród

– art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu właściwej organizacji Olimpiady oraz jej promocji),

– w zakresie wymagającym zgody — art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

f)       Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji zawodów

– art. 6 ust. 1 lit. c RODO,

– art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu właściwej organizacji Olimpiady oraz jej promocji).

g)   zapewnienie warunków logistycznych do przeprowadzenia zawodów II i III stopnia, oraz sprawowania opieki nad uczestnikami, w tym zakwaterowania oraz wyżywienia na czas zawodów, a także przejazdów podczas trwania zawodów i organizacji zajęć kulturalno-sportowych

– art. 6 ust. 1 lit. e oraz lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu właściwej organizacji Olimpiady oraz jej promocji),.

h)   zapewnienie warunków logistycznych do przeprowadzenia zawodów międzynarodowych oraz obozu naukowego oraz sprawowania opieki nad uczestnikami, w tym w zakresie dojazdów, zakwaterowania, wyżywienia oraz ubezpieczenia na czas wyjazdu

– art. 6 ust. 1 lit. e oraz lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu właściwej organizacji Olimpiady oraz jej promocji).

i)       Działania promocyjne i informacyjne o Olimpiadzie oraz o osiągnięciach uczestników (poprzez rozpowszechnianie informacji w mediach, w tym w mediach społecznościowych, na stronach internetowych organizatora oraz sponsorów, darczyńców, jednostek publicznych i innych podmiotów, wydawanie biuletynów i publikacji okolicznościowych)

– art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu właściwej organizacji Olimpiady oraz jej promocji),

– w zakresie wykorzystania wizerunku lub innych danych wymagających zgody — art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

j)       Udostępnianie informacji organom publicznym na ich prawnie uzasadnione żądanie oraz realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa

– art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

k) Współpraca z ministerstwami, jednostkami samorządu terytorialnego, sponsorami oraz partnerami Olimpiady w zakresie niezbędnym do zapewnienia finansowania lub współfinansowania organizacji zawodów (np. pokrycie kosztów zakwaterowania, wyżywienia lub transportu), realizacji działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących Olimpiady, udokumentowania przebiegu zawodów oraz ich efektów.

– art. 6 ust. 1 lit. e RODO,

– art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu właściwej organizacji Olimpiady oraz jej promocji),

– w zakresie wymagającym zgody (np. wizerunek) — art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

B. Rodzice lub opiekunowie prawni niepełnoletnich uczestników

Dane są przetwarzane w celu realizacji obowiązków prawnych związanych z reprezentacją niepełnoletniego uczestnika

– art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Podanie danych (imię, nazwisko, podpis oraz dane kontaktowe) jest w tym zakresie obowiązkowe.

C. Nauczyciele przygotowujący uczniów

Dane są przetwarzane w celu:

a)    Współpracy przy organizacji Olimpiady oraz działań promocyjnych, w tym upowszechniania informacji o Olimpiadzie oraz o osiągnięciach uczniów, szkół i nauczycieli przygotowujących uczniów do Olimpiady 

– art. 6 ust. 1 lit. e oraz lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu właściwej organizacji Olimpiady oraz jej promocji),

– w zakresie wymagającym zgody — art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

b)   Udostępniania danych organom publicznym na ich prawnie uzasadnione żądanie

– art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

c)    Realizacji innych obowiązków wynikających z przepisów prawa

– art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

4. Źródło danych (art. 14 RODO)

1.      Dane osobowe mogą być pozyskiwane:

a.    bezpośrednio od uczestników, rodziców/opiekunów prawnych lub nauczycieli,

b.    od szkół i jednostek delegujących uczestników,

c.    od podmiotów współpracujących przy organizacji zawodów (w zakresie danych niezbędnych do zakwaterowania, transportu lub zgłoszeń).

2.      Kategorie przetwarzanych danych obejmują m.in.: imię lub imiona, nazwisko, dane kontaktowe (w tym adres email), dane szkoły (w tym adres), klasa, data i miejsce urodzenia, numer telefonu, numer legitymacji szkolnej, wyniki zawodów, wizerunek (w przypadku zgody lub relacji medialnych), dane logistyczne związane z udziałem w zawodach, w tym pesel oraz numer paszportu w przypadku zakwalifikowania na zawody międzynarodowe.

5. Odbiorcy danych osobowych

1.      Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

a)      partnerzy organizacyjni, sponsorzy i darczyńcy Olimpiady,

b)      podmioty wspierające organizację, obsługę techniczną, administracyjno-księgową, IT, logistykę i promocję Olimpiady,

c)      uczelnie i jednostki współpracujące przy organizacji Olimpiady oraz prowadzące działania rekrutacyjne (Działy Rekrutacji na Studia prowadzone przez jednostki wymienione w pkt. 2),

d)      lokalni organizatorzy zawodów w zakresie infrastruktury zawodów II i III etapu,

e)      podmioty zapewniające zakwaterowanie, wyżywienie i transport, podmioty obsługujące obiekty będące miejscem zakwaterowania na czas zawodów i obozu naukowego,

f)       media współpracujące przy publikowaniu informacji o Olimpiadzie,

g)      członkowie struktur Olimpiady (Komitet Główny, Komitet Merytoryczny),

h)      organy publiczne uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa,

i)       podmioty, którym powierzono przetwarzanie danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO,

j)       innym odbiorcom w zakresie ściśle niezbędnym do organizacji zawodów Olimpiady oraz zawodów międzynarodowych.

2.      Administrator może kontaktować się z uczestnikami w imieniu sponsorów, partnerów lub jednostek publicznych w celu przekazywania informacji dotyczących organizacji zawodów lub wydarzeń towarzyszących. W takim przypadku sponsorzy nie otrzymują dostępu do danych kontaktowych uczestników, a komunikacja odbywa się wyłącznie za pośrednictwem Administratora.

6. Przekazywanie danych do państw trzecich

1.      Dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) w zakresie niezbędnym do zgłoszenia uczestników do Międzynarodowej Olimpiady Sztucznej Inteligencji lub organizacji wyjazdu na zawody międzynarodowe.

2.      Przekazanie odbywa się na podstawie art. 49 ust. 1 lit. b i lit. c RODO, tj. w związku z koniecznością realizacji udziału w zawodach międzynarodowych oraz wykonaniem działań niezbędnych z uwagi na uzasadnione interesy uczestników.

7. Okres przechowywania danych

1.      Dane osobowe będą przetwarzane przez okres:

a)      niezbędny do realizacji celów związanych z organizacją danej edycji Olimpiady, w tym przez okres bezpośrednio poprzedzający udział w zawodach, w trakcie trwania zawodów oraz po ich zakończeniu, przez okres niezbędny do wykonania przez Administratora obowiązków wynikających z przepisów prawa,

b)      wymagany przepisami dotyczącymi archiwizacji dokumentacji — zgodnie z kategoriami archiwalnymi obowiązującymi u Administratora,

c)      niezbędny do dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami (do upływu terminów ich przedawnienia),

d)      w zakresie działań promocyjnych — do momentu cofnięcia zgody lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w tym celu.

2.      Dane uczestników etapów wyższych mogą być publikowane na stronie internetowej Olimpiady jako lista zakwalifikowanych — zgodnie z Regulaminem.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługuje Pani/Panu prawo do:

a)      dostępu do danych,

b)      sprostowania danych,

c)      ograniczenia przetwarzania,

d)      usunięcia danych po upływie wskazanych okresów retencji,

e)      wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych — w przypadkach opartych na art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO,

f)       przenoszenia danych — w zakresie, w którym są przetwarzane na podstawie zgody,

g)      cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem).

9. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do:

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

10. Obowiązek podania danych

1.      Podanie danych osobowych wymaganych w formularzu jest dobrowolne, jednak niezbędne do udziału w Olimpiadzie.

2.      Podanie pozostałych danych jest dobrowolne, a ich niepodanie może uniemożliwić realizację niektórych działań organizacyjnych lub promocyjnych, o ile byłyby one uzależnione od dobrowolnej zgody.